PROSEDUR PENANGANAN PELANGGAN USAHA LAUNDRY

PROSEDUR PENANGANAN PELANGGAN

 

TAHAP I

Penerimaan Pelanggan

Dilakukan oleh bagian penerimaan pelanggan merangkap administrasi / kasir

1. Cucian kotor diterima oleh bagian penerima pelanggan.

2. Penerima pelanggan wajib menanyakan mengenai pakaian yang akan dicuci, apakah ada yang mudah luntur warnanya, atau ada yang harus dicuci khusus untuk menghindari kesalahan pencucian.

3. Sambil menunggu cucian kotor ditimbang dan pembuatan nota, konsumen diminta menunggu ditempat yang telah disediakan.

4. Cucian tersebut kemudian ditimbang dan dihitung jumlah unit pakaian.

5. Setelah ditimbang, penerima pelanggan kemudian membuatkan nota pembayaran, nota tersebut berisi nama dan alamat pelanggan, berapa jumlah kilogram dan berapa jumlah unit pakaian yang akan di-laundry, dan berapa total pembayarannya, serta keterangan lain (jika diperlukan)

6. Jika terdapat layanan pemilihan pewangi pakaian, pelanggan dipersilakan untuk memilih pewangi sesuai yang diinginkan pelanggan. Dan ditulis dalam nota pembayaran tersebut.

7. Nota pembayaran rangkap ke-1 tersebut kemudian diberikan kepada konsumen.

8. Jika konsumen membayar lunas dimuka, maka nota tersebut dicap “LUNAS” oleh bagian penerimaan pelanggan.

9. Jika konsumen belum membayar, maka pembayaran dapat dilakukan pada saat pengambilan cucian.

TAHAP II

Pencucian

Dilakukan oleh bagian pencucian

1. Cucian ditempatkan dalam box khusus sesuai dengan nama konsumen

2. Untuk memudahkan identifikasi, setiap pakaian diberi nomor urut. Dan nomor urut tersebut ditulis pada nota rangkap ke-2.

3. Cucian yang mudah luntur dicuci tersendiri.

4. Proses cuci dilakukan dengan menggunakan mesin cuci yang tersedia dengan standar penggunaan bahan cuci yang tidak berbahaya, tidak menimbulkan kerusakan pada pakaian maupun warna pakaian.

5. Pengeringan cucian juga dilakukan menggunakan mesin cuci tersebut.

6. Jika proses cuci tersebut telah selesai, maka cucian bersih kemudian diambil dari mesin cuci dan dimasukkan kedalam box sesuai nama konsumen untuk selanjutnya disetrika.

TAHAP III

Setrika Cucian Bersih

Dilakukan oleh bagian setrika

1. Box berisi cucian bersih tersebut kemudian dimasukkan ke ruang setrika untuk disetrika.

2. Penyetrika harus menyetrika satu box sampai selesai sebelum beralih kepada box lainnya untuk menghindari tertukarnya pakaian antara konsumen yang satu dengan konsumen yang lain.

3. Cara menyetrika yang baik adalah dengan memperhatikan bahan kain yang akan disetrika, misalnya untuk bahan kain yang tipis atau sutra, cara menyetrika tidak boleh terlalu panas. Sedang untuk pakaian berbahan jins, setrika dengan panas secukupnya. Oleh karenanya pengetahuan tentang berbagai jenis pakaian atau kain mutlak untuk dimiliki.

TAHAP IV

Bagian setrika merangkap bagian pengemasan

1. Cucian yang sudah disetrika kemudian dikemas dengan menggunakan plastic kemasan tersendiri. Tujuannya adalah agar cucian tetap rapid an wangi sampai dengan diambil oleh konsumen.

2. Sebelum dikemas, bagian pengemasan harus memastikan bahwa pakaian yang dikemas telah sesuai baik dari segi nomor urut maupun jumlah pakaian, dicocokkan dengan nota rangkap ke-2.

3. Pengemasan tidak boleh dipaksakan, artinya pengemasan harus memperhatikan kerapihan pakaian yang telah disetrika. Jika satu kemasan tidak cukup, gunakan dua kemasan atau lebih. Misalnya : baju-baju kerja dikemas tersendiri, celana jins juga dikemas tersendiri.

4. Kemasan tersebut diselotip supaya rapi.

5. Setelah dikemas tersebut, cucian bersih kemudian dimasukkan dalam tas plastic berlogo khusus yang bagian luarnya telah ditempeli nota rangkap ke-2.

6. Setelah selesai, cucian bersih yang telah selesai dikemas tersebut kemudian ditempatkan pada ruang penyimpanan untuk memudahkan pengambilan.

TAHAP V

Serah Terima dan Pembayaran

Dilakukan oleh bagian administrasi / kasir

1. Konsumen yang akan mengambil cucian, diminta menunjukkan nota rangkap ke-1

2. Setelah itu petugas mengambil cucian pada tempat penyimpanan sesuai dengan nota yang ditunjukkan konsumen.

3. Jika konsumen belum membayar (nota belum di cao lunas), maka petugas wajib mengingatkan konsumen untuk melakukan pembayaran.

4. Setelah pembayaran selesai, nota tersebut di cap “LUNAS”

5. Kemudian cucian yang sudah selesai diproses tersebut kemudian diserahterimakan kepada konsumen.

6. Konsumen dipersilakan untuk mengecek pakaiannya, apakah telah sesuai.

7. Jika telah selesai, nota rangkap ke-1 (yang telah dicap “TELAH DIAMBIL” diserahkan kepada konsumen, sedangkan nota rangkap ke-2 diarsipkan sebagai bukti transaksi.

PROSEDUR KOMPLAIN PELANGGAN

Komplain diterima oleh administrasi / kasir / supervisor (jika ada)

Ditanggungjawabi oleh semua bagian yang terkait

1. Komplain kurang bersih langsung direspon dan dikerjakan pada bagian yang dikomplain dengan sungguh-sungguh, tanpa alas an apapun dan langsung dikerjakan.

2. Komplain pakaian yang dicuci rusak atau luntur, harus dipastikan hal tersebut akibat proses pencucian atau akibat pengerjaan. Jika benar, harus ditanggungjawabi supaya konsumen tidak kecewa.

3. Komplain pakaian hilang, harus dipastikan bahwa kehilangan tersebut akibat proses pengerjaan yang tertukar dengan konsumen lain. Jika benar, harus ditanggungjawabi supaya konsumen tidak kecewa disertai permintaan maaf bahwa hal tersebut bukan disengaja, dan memungkinkan untuk diberi voucer gratis untuk pencucian slanjutnya. Untuk meminimalisir komplain pakaian hilang, pada waktu serah terima pakaian yang telah bersih kepada konsumen, bagian kasir harus meminta konsumen untuk memeriksa terlebih dahulu sebelum meninggalkan tempat.

PROSEDUR BAHAN BAKU

Penetapan & Penghitungan

1. Bahan baku harus dihitung untuk beban per kilogram cucian agar dapat ditentuakan penggunaan bahan baku dan perkiraan biayanya.

2. Bahan baku yang dibeli harus dikemas perplastik takaran untuk per kilogram cucian, sehingga memudahkan ukuran bahan baku dalam melakukan proses pengerjaan pencucian.

3. Harga beli bahan baku dibagi jumlah plastic takaran yang dihasilkan untuk mendapatkan biaya bahan baku per kilogram cucian.

4. Bahan baku hilang atau berkurang tanpa sebab yang jelas menjadi tanggungan para karyawan.

Pembelanjaan Bahan Baku

1. Stok bahan baku harus dicatat dalam kartu stok agar pengeluaran bahan baku terkontrol.

2. Wajib melakukan pemesanan atau pembelian bahan baku jika stok bahan baku sudah pada kondisi sisa maksimum 30%, minimum 20%.